税務顧問、相続税申告、事業承継支援、Ｍ＆Ａの税理士・公認会計士事務所

本規程は、税理士法第38 条（税理士の守秘義務）及び税理法第54 条（職員等の守秘義務）の遵守を徹底するため、また情報漏洩又は窃用を防止するために、エスペランサ税理士法人（以下「当事務所」という）における文書管理、電子計算機処理に係るデータの保護及び管理について、管理体制、管理方法その他必要な事項を定めることにより、文書及びデータ（以下「データ等」という）の漏えい、滅失、毀損（以下「滅失等」という）の防止を図り、もって法人の円滑な運営と信頼を確保することを目的とする。

本規程において、各用語の定義は次の通りとする。

本規程は従業者に適用する。

本規程は、当事務所が取り扱うデータ等で、外部に漏れることを適当としないデータ等、又は事故等が発生した場合にその復元等が著しく困難となるおそれのあるデータ等を対象とする。

当事務所は、データ等の取扱いに関して総括的な責任を有する管理責任者を設置するものとし、その責任者は藤本周二とする。

管理責任者は、次の各号に掲げる事項その他当事務所におけるデータ等に関する全ての権限と責務を有する。

管理責任者は、電子計算機処理の適正利用の維持管理を目的として、従業者に対し、次の各号について調査を行うことができる。

管理責任者が行う前項の利用者に対する調査は、不正利用が行われた場合、またはその疑いが見込まれる場合等に限り行うこととし、善良なる従業者に配慮し、慎重に対応しなければならない。また、調査の実施に当たっては、その目的、理由を従業者に明示しなければならない。

従業者は、業務処理の遂行を目的として法律及び各種規程並びに倫理にかなった方法で業務システムを利用しなければならない。また、従業者は、当事務所の業務に無関係な目的で電子計算機を利用したり、許可なくインターネット上の有料サイトを利用するなどの行為を行ってはならない。さらに、従業者は、管理責任者から要請があった場合、前条第1項に定める調査に協力しなければならない。

従業者は、付与されたユーザーＩＤを他人に貸与してはならない。また、他者のユーザーＩＤ及びパスワードを不正に使用してはならない。

従業者は、次の各号に定める情報を電子メール及びインターネット上で発信・公開してはならない。

委嘱者からデータ等を預かった場合には、業務報告書に預かったデータ等の内容を記載することとし、必要に応じて預かり文書一覧表等を作成することにより、統一的・効率的な管理を行い、文書の紛失・未返還等を未然に防止する。また、当該預かり文書一覧表等を委嘱者に交付することによって情報の共有を図り、トラブルを未然防止する検討を行う。なお、委嘱者から預かったデータ等については、他の資料との混在や紛失を防止するため、当事務所内の定められたキャビネットにおいて保管するものとする。

委嘱者から預かったデータ等については、保存の必要がなくなった場合には速やかに返還し、その内容について業務報告書に記載することとする。また、保存の必要がなくなった文書（保存期間を経過した文書）は、情報漏洩等に配慮し、適正に廃棄する。

パソコンは、パスワード等でアクセス管理を徹底し、他人が勝手にデータにアクセスできないようにする。また、アクセスログ等を記録することにより、データにアクセスした者を把握、確認できるようにする。

データの記録・保存は事務所内のメインサーバーのみとし、各自のパソコンにはデータを保存しない。

弥生会計や弥生給与等の経理データについては、すべてパスワードを付与する保護措置を講じることとする。

データ等を自宅その他当事務所の外部へ持ち出すことは原則として禁止とする。ただし、業務遂行上必要と認められる場合には、管理責任者又は上長の許可を得た上で、必要なデータだけをＵＳＢメモリー等の記憶媒体に記録し、データの暗号化、パスワードによる保護を行うなどして持ち出すことが出来るものとする。

従業者は、記憶媒体の紛失がないように十分な注意を払い、また、ＵＳＢメモリー等を持ち帰った場合には、媒体内のデータを完全に消去する措置を講じるものとする。

ＵＳＢメモリー等の記憶媒体は、当事務所が使用を許可したもののみ使用することができるものとする。

コンピュータウイルスによるデータ流出や不正アクセスを防止するため、インターネット等を利用する場合は、ウイルス対策ソフトをインストールする。

また、コンピュータウイルス感染の温床となるような危険なウェブサイトの閲覧やファイル交換ソフト等の使用を禁止する

災害やパソコンのトラブルに備え、外部記憶媒体へのデータの退避（バックアップ）を定期的に行う。

パソコンやサーバー等の買換え・廃棄に際しては、ハードディスクのデータを完全に消去する。

当事務所は、従業者に対して定期的な研修の実施又は情報提供等を行い、データ等の適正な取扱いを図るものとする。

当事務所は、従業者がデータ等を取り扱うに当たり、必要かつ適切な監督を行う。

当事務所におけるデータ等の取扱いに関する苦情等があったときは、これに適切に対応する。

管理責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備を行うものとする。